ISOコンサルは途中で変更できる？乗り換え前の確認事項と引き継ぎの進め方
更新日：8 時間前
コンサルタントに頼んでいるのに、書類の作成はいつも自社の担当者が残業して進めている。相談したいときに連絡がつかず、次の審査も近づいている。今の支援先との付き合いを見直したくても、途中で変えてよいのか、何から話を進めればよいのか迷うことがあります。
ISOコンサルの変更を検討するときは、現在の契約条件と審査予定を確かめ、新しい支援先へ任せたい仕事を具体的に伝えることから始めます。認証の審査を行う機関の変更とは手続きが異なります。ここでは、支援が途切れないように切り替えるための確認事項を整理します。
▼目次
1. ISOコンサルの変更と、審査機関の変更は別の話
ISOコンサルは、規格への対応や文書の整備、日々の運用などを支援する相談先です。一方、認証機関は審査を行い、認証の判断をする機関です。どちらもISOに関わりますが、担う仕事は異なります。
今の困り事が書類作成や相談への対応、運用の進め方にあるなら、まずコンサルタントとの契約内容や支援の受け方を確認します。コンサル会社を変えることと、登録証を発行している認証機関を変えることは、分けて検討してください。
切り替えを具体化する際には、現在のコンサル契約をいつ、どのように終了できるのかを確認します。契約期間や終了の条件を確かめず、先に解約日だけ決めてしまうと、必要な支援がない期間や、費用が重なる期間を生むおそれがあります。
2. 今の不満を、新しい支援先に頼む作業へ置き換える
「もっと丁寧な会社に変えたい」だけでは、次の会社と契約した後に何が変わるのかを確かめにくいものです。困っている場面を挙げ、誰にどこまで担当してほしいのかを言葉にしてみましょう。
たとえば、様式を渡してもらうだけでは作業が進まず、記入や修正に時間がかかっているなら、相談したいのは資料の提供回数ではなく、作成作業を誰が引き受けるかです。連絡の取りにくさが気になるなら、通常の相談窓口に加え、担当者が不在のときの対応も確認できます。
「支援に含まれる」の中身まで聞く
文書の更新、内部監査、マネジメントレビューの準備、審査前の確認について、それぞれ誰が資料を集め、誰が作成し、誰が内容を確かめるのかを聞きます。同じ「運用支援」という名称でも、助言が中心の場合と、実務の代行まで含む場合では、自社に残る作業が変わります。
担当者の負担と、社内で把握したいことを分ける
作業を多く任せたい場合でも、社内の誰が状況を確認し、各部署と調整するかは決めておきたい点です。反対に、自社でも運用を理解していきたいなら、説明を受ける機会や、資料を自社で確認できる方法も相談します。支援会社を替える目的に合う分担を選びましょう。
相談時の伝え方の例
「文書を点検してほしい」よりも、「現在は担当者が書類を更新し、確認だけ依頼しています。今後は変更内容を伝えたら、更新案の作成まで任せたい」と伝えると、依頼範囲を話し合いやすくなります。これは相談内容の説明例です。
3. 切り替える日を決める前に、契約・審査・費用を確認する
切り替えの時期は、今の契約が終わる日だけで決めず、次回審査までに残っている作業も見て考えます。内部監査や経営者による見直しが未実施なら、その準備を旧支援先と新支援先のどちらに頼むのかを明確にする必要があります。
現在の契約書・申込書・見積書で確かめる項目
契約期間、自動更新の有無、終了を申し出る期限と方法、最終の支払対象期間を確認します。解約に伴う精算や別の費用が定められているかも見てください。条件は契約ごとに異なるため、一律に「いつでも無料で解約できる」とは判断できません。
次回審査から準備の分担を決める
次回の審査予定、提出を求められている資料、前回の指摘への対応、社内活動の実施状況を新しい候補先へ伝えます。その内容を見てもらったうえで、いつから何を引き受けられるかを相談します。審査が近いときほど、支援開始日と最初に確認する仕事を曖昧にしないことが大切です。
同じ対象期間・作業範囲で見積もりを比べる
月額だけでなく、切替時の現状調査、既存文書の確認や修正、審査対応、出張など、必要な作業が見積もりに含まれているかを確認します。旧契約の最終支払いと新契約の開始時期も並べると、重複する費用や追加で発生する費用を把握しやすくなります。
4. ISOトラストへ切り替えたお客様への支援
ISOトラストでは、他社のコンサルティングから切り替えたお客様を支援しています。従業員30名以下、10名以下のシステム開発・IT企業でのISO27001（ISMS）の運用や、製造業・建設業でのISO9001、ISO14001の運用など、業種や規格はさまざまです。ここでは、複数のお客様への支援で実際にあった切り替えの理由と対応を紹介します。
理由の一つは、支援にかかる費用の見直しでした。受けられるサポート内容を比べたうえで、ISOトラストの費用が自社に合っていると判断され、切り替えたお客様がいらっしゃいます。また、それまでの支援では自社で行う作業が多く、担当者の負担を減らしたいという理由で相談をいただくこともあります。
書類一式を確認し、文書を簡素化する
ここで紹介する切り替え支援では、引き継ぎそのもので特に困ったことはありませんでした。お客様から、それまで運用していたISO関係の書類を一式共有いただき、ISOトラストのコンサルタントがすべてに目を通して内容を確認しています。そのうえで文書をスリム化し、書類の内容を簡素化したケースがあります。支援会社を変更するからといって、最初からすべての書類を作り直す進め方ではありません。
実務と審査当日のフォローまで引き受ける
切り替え後は、ISOトラストが実務の多くを肩代わりすることで、お客様側の作業が大きく減り、本業に使える時間が増えた例があります。審査当日もコンサルタントが同席して随時フォローし、予定より早くスムーズに審査が終わったケースもありました。こうした変化は個々のお客様での結果であり、すべての企業で同じ工数削減や審査時間を約束するものではありません。
任せる作業と、社内で判断することを確認する
多くの実務を任せる場合も、経営者や社内の担当者が確認・判断することまでなくなるわけではありません。たとえばマネジメントレビューでは、ISOトラストが資料整理、会議の準備や進行、記録作成を担い、経営者の評価や方針決定をヒアリングして記録へ落とし込みます。切り替え前に「自社では何を伝え、何を確認すればよいか」まで聞いておくと、変更後の働き方を具体的にイメージできます。
5. 引き継ぐのは、資料と、途中になっている仕事
新しいコンサルタントが状況をつかむには、現在使っているマニュアルや様式だけでなく、実施した活動の記録と、まだ終わっていない作業の情報も必要です。登録証、前回の審査報告書、内部監査やマネジメントレビューの記録、今後の予定を手元に集めます。
「指摘への対応は相談済み」という場合も、何を決め、どの作業が残り、どこへ確認するのかを記載しておきましょう。回答待ちの質問や、修正途中の文書もそのまま伝えます。完了したものだけを渡すと、切替後に残りの作業が見えなくなります。
資料の受け取り方と利用できる範囲を確認する
旧支援先が資料を保管している場合は、受け取れる資料、ファイル形式、受け取り時期を確認します。社内記録と、支援先が提供したテンプレートや専用システムは、扱いを分けて確かめてください。契約上の利用条件や秘密保持の取り決めも見たうえで、新しい支援先へ共有します。
最初の打ち合わせで、残す運用と変える運用を合わせる
新しい会社の様式へすべて置き換える前に、現在の資料と実際の仕事を見てもらいましょう。使い続けるもの、修正が必要なもの、確認が済むまで保留するものを整理します。現場で使う手順や記録様式を変える場合は、変更の内容と使用開始時期を関係部署へ伝える段取りも必要です。
6. 変更前に多い疑問と、相談時に伝えてほしいこと
審査の直前でも相談できますか？
まずは審査予定と現在の準備状況を伝えて相談してください。切り替えられる時期や引き受けられる作業は、残っている準備と支援先の対応体制によって変わります。「審査まで何日なら必ず大丈夫」という共通の日数で判断せず、最初に調べる資料と担当する作業を決めていきます。
以前の書類は全部作り直すのでしょうか？
コンサルタントを変えるという理由だけで、使っている書類をすべて作り直す必要はありません。現状と適用する規格を確認し、実際の仕事に合っているか、続けて使えるかを見て判断します。作り直す提案を受けた場合は、理由と、自社で必要になる作業も確認しましょう。
ISOトラストへ相談する際は、何を用意すればよいですか？
対象規格、取得準備中か取得済みか、次回審査の予定、現在の契約期間、変えたいと感じている作業を、分かる範囲でお知らせください。最初からすべての資料を整える必要はありません。今の状況を伺い、希望する支援と開始時期、確認が必要な資料を具体的に相談します。
著者情報
金光壮太 (ISOコンサルタント)
大手商社にて営業を経験した後、ISOコンサルティングに従事。ISO9001、14001、27001を中心に、各業界の課題や特性に応じたシステム構築や運用支援を行い、企業の業務効率化や信頼性向上に貢献。製造業や建設業など、多岐にわたる業界での豊富な経験を活かし、お客様のニーズに応じた柔軟なソリューションの提案を得意としている。
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