ISMS (Information Security Management System): 企業が情報資産（顧客データや社内システムなど）を守るため、リスクアセスメントを行い、必要なルールや組織体制を作り、PDCAサイクルで継続的に改善していく仕組み。
ISO/IEC 27001: この国際規格では、リスクの洗い出し→対策→監査→改善という一連の流れを体系的に運用するよう求めています。

2.2. 担当者と事務局が知っておくべき用語（リスクアセスメント・PDCA など）

リスクアセスメント: 情報資産に対する脅威や脆弱性を洗い出し、発生可能性×影響度などでリスクを数値化し優先度を決める方法。
PDCAサイクル: Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善）の4段階を回して、セキュリティレベルを高めていく仕組み。
内部監査・マネジメントレビュー: ISMS運用の定期的なチェックと、経営層による見直しのこと。担当者＆事務局がリードする場面が多いです。

3. なぜ担当者＆事務局の役割が大切なのか

3.1. 経営層・部署との橋渡し役としての重要性

ISMSは全社的な取り組みなので、経営層が「セキュリティ方針を出す」→ 各部署が「具体的な対策を実行する」流れが必要です。

担当者＆事務局は、この「方針」と「現場」を結びつけ、リスク評価の結果を伝えたり、運用状況を管理者へ報告したりする橋渡し役です。

3.2. 運用定着や外部監査をスムーズにする司令塔の役割

外部監査（認証機関の審査）では、書類や記録を適切に用意し、各部門へのヒアリングを調整する必要があります。
事務局が「監査計画や連絡」「必要書類の確認」「スケジュール管理」を行い、担当者が「実務面をサポート」することで、監査日数や不適合リスクを減らすことができます。

3.3. コンサル経験談：担当者が不在だと形だけのISMSになりがち

失敗例: 経営者がISMSを導入すると決めたが、誰も責任をもって運用しないため、文書だけ立派な状態になり現場は何も変わらない。
教訓:「自社のリスクを管理する人（担当者）」と「全体を調整する人（事務局）」がいないと、ISMSは実効性を失う。

4. ISMS担当者の主な業務と具体的な役割

4.1. リスクアセスメントの実施・更新

担当者の役割: 各部門から情報資産やリスク情報を収集し、リスク評価表をまとめる中心的存在。
頻度: 年1回以上、または大きな組織変更やシステム追加時に更新する。
ポイント: 「どのくらい被害が大きいか」「発生しやすいか」をスコア化すると説得力が増す。

4.2. 文書作成・改定（セキュリティポリシー・手順書など）の中心的サポート

例: 情報セキュリティポリシー、パスワード規定、持ち出しメディアの管理手順など
コンサル経験: 担当者がいないと文書が誰も更新しないまま古くなる → 外部監査で「運用と文書が違う」と指摘される。

4.3. 社員教育や内部監査との連携

社員教育: セキュリティ意識を高めるための研修やeラーニングを企画し、参加管理をする。
内部監査: 担当者は監査員になる場合もあれば、監査員をサポートする場合もある。監査のチェックリストを作り、記録をまとめるなど実務を担うことが多い。

4.4. 経営者への報告とリソース確保の交渉

理由: ISMSには費用や時間がかかるので、トップの理解が必要。
実務例: 「セキュリティツール導入の予算申請」「教育研修費の申請」「リスクレベルが高い部分への優先投資提案」などをまとめて経営会議で説明する。

5. ISMS事務局の主な業務と運営ポイント

5.1. 全社的な情報セキュリティ委員会や会議の運営

事務局の役割: 委員会メンバーのスケジュール調整、議題設定、議事録作成など。
メリット: 定期会議を開催し、リスクアセスメントや改善策を検討する場を安定的に設けるとISMSが形骸化しにくい。

5.2. 部署間の調整役：改善事項や問い合わせ対応

具体例: 「営業部からの問い合わせ」「製造ラインのセキュリティ要求」など、意見を集めてISMS担当者や経営層に伝え、対応方針をまとめる。
実務: 「メール誤送信対策」「外部媒体持ち込みルール」など部門ごとに微調整が必要なとき、事務局がハブとなって調整。

5.3. 外部監査や内部監査のスケジュール管理・窓口対応

外部監査: 監査計画の受領、各部門への連絡、当日のアテンドを行う。
内部監査: 監査員のアサイン、日程調整、報告会の企画など。
コンサル例: 事務局がしっかりスケジュール管理すると、監査での不備や書類紛失リスクを下げられる。

5.4. 定期的な資料整理（リスク評価表・監査報告など）

ポイント: ISMS文書がバラバラに散らばっていると、誰が最新版を持っているのか混乱→監査時に問題。
対策: クラウドストレージや社内共有フォルダを使い、バージョン管理を徹底するのが事務局の大事な仕事。

6. 【実務例】効率的な運用体制の作り方

6.1. 部署横断チームと担当者の関係をわかりやすくする

理由: ISMSはIT部門だけでなく、総務・人事・営業などすべての部門が関わる。
ヒント: 「ISMS運用委員会」を設置し、担当者（リーダー）＋各部署の代表者（サブリーダー）で横連携を図る。

6.2. 週や月の定例ミーティングで進捗を共有

おすすめ: 短い時間でも構わないので、定期的に「インシデント報告はあったか？」「リスク評価に変化は？」などを確認。
メリット: 問題を早期に発見し、すぐ改善策を取れる。大きなトラブルを未然に防げる。

6.3. 社内ポータルやタスク管理ツールで情報を一元化

例: TrelloやAsanaなどでISMS関連タスクを可視化し、担当者・期限を明確に。
コンサル経験談: 事務局がこれを管理し、「内部監査いつやる？」「書類改定はどうなった？」を一目で把握できるようにすると運用負荷がぐっと下がる。

6.4. コンサル経験談：小規模企業でリーダー1名＋事務局1名体制が成功したケース

例: 従業員20名のIT企業が、担当者（情報セキュリティリーダー）と事務局（総務部）の2名体制でISMSを回した。
結果: 毎週30分のミーティングでリスクや改善案を確認→経営層へ報告→外部監査もスムーズ。社員が「セキュリティ事故を起こさないよう自分ごと化」できていた。

7. 担当者＆事務局の業務フロー【ステップ解説】

7.1. リスク洗い出し → 方針・手順策定 → 社員教育 → 内部監査 → 改善のサイクル

簡略フロー:
1. リスク洗い出し、評価
2. セキュリティ方針や運用手順の作成・改定
3. 社員教育・周知
4. 内部監査で不備を確認
5. 改善策をまとめ外部監査に備える
担当者: リスク評価や文書更新をメインで牽引
事務局: 全社員への通知や会議運営、監査日程の調整

7.2. どこで誰が登場？担当者が行うタスクと事務局がサポートするタスク

担当者: リスクアセスメント実施、文書のドラフト作成、教育コンテンツ作成など
事務局: 連絡や調整、全社会議のファシリテーション、書類整備・保管など
コンサル例: 企業規模が大きいほど、IT部門と総務部が協力して担当者・事務局を分けると効率的。

7.3. 外部監査直前のチェックポイント：書類と実態の整合性確認

ヒント: 「パスワードは8文字以上」と文書にあるのに、実際6文字しか設定していない社員がいないか？
対策: 監査に来る前に事務局や担当者がランダムで spot-check（抜き打ち確認）をすると指摘リスクが下がる。

8. よくあるトラブル＆失敗事例：対応策と対策ポイント

8.1. 「担当者が別の仕事と兼務で、ISMS運用が後回しに」

失敗例: セキュリティ関連の対応は担当者一人に負荷が集中し、期限遅れやモチベーション低下が発生。
対策: 事務局や経営層が「ISMSは最優先業務」と認識し、業務分担や適切な時間配分を確保。

8.2. 「事務局と現場の連携不足でルールが守られない」

失敗例: 事務局が作ったルールを現場が「やりにくい」と放置し、トラブル頻発。
対策: 事務局が各部署の要望をヒアリングし、運用可能なレベルに落とし込む。朝礼や研修で意見を吸い上げる工夫が有効。

8.3. 「外部監査時に必要書類が見つからず、指摘が大量に…」

原因: ドキュメント管理がバラバラ、担当者のPCにしか保存されていない
対策: クラウドストレージやバージョン管理ツールで一元化し、事務局がバックアップを保管。

8.4. コンサルアドバイス：優先度づけと定期的なチェック体制が鍵

コツ: 全部を完璧にやろうとすると破綻するケースも多い。重大リスクや主要業務から取り組み、毎月/四半期で進捗を見ると効率的。

9. 外部監査対応をスムーズにするコツ

9.1. 質問例を想定し、担当者・事務局が回答練習をしておく

例: 「リスクアセスメントはどう行っていますか？」「インシデント対応の手順は？」
効果: 想定問答を事前に用意すれば、当日の受け答えに余裕が生まれる。

9.2. 文書・記録の管理をシステム化（クラウドやExcelなど）

実例: Google DriveやSharePointなどを使い、リスク評価表や監査記録を共有化。
監査員: 「運用証拠を見せてください」と言われたとき、すぐリンクを提示できるとスムーズ。

9.3. 前回の観察事項や不適合を早めにフォローアップ

理由: 観察事項を放置すると、次回は不適合に繋がる可能性が高い。
担当者: 定期的にレビューして、事務局と相談しながら改善策を実行・記録しておく。

9.4. 経営層の関与：監査員との面談でもトップマネジメントがコミットを示す

例: 監査員がトップや管理責任者に「ISMSをどう考えていますか？」と聞く場面がある
アピール: 経営層が「予算や時間を積極的に支援しています」と示せば、社内への浸透度も評価されやすい。

10. 成功事例1：IT企業A社の場合

10.1. 担当者がリスクアセスメントを短期間で更新、事務局が会議運営を支援

背景: 従業員50名、クラウドサービスを扱うIT企業
方法: 担当者が1週間でリスク評価表を見直し、事務局が全社会議を開催して承認→経営層のOKを速やかに取得
成果: 外部監査の際、「リスク評価が現行業務とマッチしている」と高評価で、不適合ゼロ達成。

10.2. 経営者への報告を毎月実施し、外部監査で指摘ゼロを達成

コンサル視点: 毎月10分の報告でも、継続してフォローすることで重大リスクが放置されにくい。
結果: 経営陣の意思決定が早く、改善予算もスムーズに通り、監査時の準備も短期間で完了した。

10.3. コンサル視点：トップダウンの迅速な決断がスムーズな運用を後押し

教訓: 担当者や事務局だけが頑張っても、トップがリスクを軽視していると予算や人員が足りず苦労する。トップが理解すれば意思決定が早まり成功率が上がる。

11. 成功事例2：製造業B社の場合

11.1. セキュリティ事務局が全社展開の窓口を担い、部署間連携を強化

事例: 大きな工場を複数持つ中堅製造業。各工場で独自ルールがあり混乱
対策: 事務局が“共通ルール”をまとめ、工場ごとのローカルルールとの差を吸収しつつ統一感を持たせる運営
成果: 工場間でセキュリティ事故データを共有する仕組みを作り、全社的に事故が20％削減

11.2. 作業員にもわかる手順書を作り、内部監査でミス発見率が大幅向上

方法: 漢字を減らし、図や写真を使った手順書。現場リーダーが説明できるよう教育
結果: 小さな不備をすぐに発見し改善できるようになり、外部監査でも指摘が軽微で済む

11.3. 結果：外部監査もスピーディーに完了、コスト削減にもつながった

短期間でリハーサルや書類整理が終わり、監査日数も最小限に抑えられコストダウン。
コンサル視点: 事務局が部署間をうまく連携させると、無駄なやり取りや重複作業が減り、スムーズな運用が可能。

12. 担当者・事務局が押さえておきたい専門用語の簡単解説

12.1. マネジメントレビュー（MR）

解説: 経営層がISMSの成果や問題点を定期的に検討し、方針やリソースを再評価する会議。
ポイント: 担当者が監査結果やリスク変化をまとめ、MRで共有する流れが一般的。

12.2. CIA（機密性・完全性・可用性）

機密性: 情報が許可された人以外に見られない状態
完全性: 情報が改ざんされず正確であること
可用性: 必要なときに情報やシステムを使えること

12.3. リスクアセスメントとリスク対応計画

リスクアセスメント: どの情報資産にどんな脅威があるか、どのくらい影響や発生確率があるかを評価する。
リスク対応計画: 評価結果から「対策する」「受容する」「移転する」など意思決定を行い、具体的行動を決める。

12.4. インシデント・不適合・観察事項の違い

インシデント: 実際に起きたセキュリティ事故や問題
不適合: 外部監査や内部監査で「ISMSルールと実際運用が合っていない」と判断される状態
観察事項: 現状大きな問題ではないが、改善しないと将来不適合になる恐れがある指摘

13. ISOコンサルタントからのアドバイス：組織体制を強化する具体策

13.1. マニュアル化しすぎない：各部署が主体的に考えられる余地を作る

失敗例: あまりに細かい規程で現場が「読まない、覚えられない」。
提案: 大枠の方針と最小限のルールを定め、後は各部署が自分の業務に合わせて微調整できるようにすると運用が根付く。

13.2. KPI（指標）を導入して成果を可視化（例：誤送信回数、ルール遵守率など）

理由: 数値があると社員が「自分たちがどこを目指しているか」を理解しやすい。
具体例: 「月の誤送信数を0件」「インシデント報告率100％」などの目標にするとモチベーションアップ。

13.3. 経営層の積極関与：予算やスケジュールの後ろ盾が大事

経験談: 経営者が「セキュリティは会社存続に関わる」と表明し、予算を積極的に確保している企業は外部監査でも良い評価を得やすい。
ポイント: 担当者や事務局が苦労しても、トップが「コスト」としか考えないと継続しにくい。

14. Q&A：ISMS 担当者・事務局の役割によくある疑問

14.1. 「担当者と事務局は兼務可能？それとも別々がベター？」

答: 規模による。小規模企業では1名が兼務する場合が多いが、時間やリソースを十分確保することが大切。中規模以上は分けると業務負荷が軽減されやすい。

14.2. 「外部監査で担当者や事務局はどんな書類を準備すればいい？」

例: リスクアセスメント表、セキュリティポリシー、手順書、監査報告書、教育記録、インシデント記録など。
対策: チェックリスト化しておき、事前にファイルパスや物理保管場所を確認しておく。

14.3. 「事務局はIT部門がやるべき？総務がやるべき？」

見解: 会社のカルチャー次第。IT部門がリスクを理解しているならIT主導でもOK。一方、総務が全社調整に慣れているなら総務が事務局を担う方がスムーズな場合も。

14.4. 「担当者が退職したらどうする？引き継ぎのポイントは？」

アドバイス: 文書やリスク管理表、主要な手順は必ず共有フォルダで管理し、引き継ぎマニュアルを用意。特定の人が全部知っている“ブラックボックス”状態を避ける。

15. まとめ：効率的な運用体制を築き、ISMSを成功へ導こう

15.1. 担当者がリスク管理と文書作成を牽引

理由: リスクアセスメントやセキュリティ方針の策定は、現場の詳細知識が欠かせない。担当者が中心となり、「どのリスクを優先するか」「どんなルールが必要か」をまとめることでISMSが動き出す。

15.2. 事務局が全社調整と外部監査対応をサポート

役割: 会議運営、書類保管、外部監査日程の調整、社内への連絡を一元的に担うことで、部門間連絡ミスや書類散逸を防ぎ、運用を円滑化。

15.3. チームワークと経営者の支援があればISMS運用はスムーズに進む

結論: ISMSは担当者や事務局だけが頑張るものではなく、経営者から現場スタッフまでが同じ方向を見て協力する仕組み。
コンサルの実感: 経営層が本気でコミットし、担当者＆事務局を支援すれば、外部監査の不安もかなり和らぎ、スピーディーに運用が安定する企業が多いです。

おわりに

ISMSを成功させるには、担当者＆事務局の役割が欠かせません。担当者がリスク管理と文書整備をリードし、事務局が全社調整や外部監査対応をスムーズに行うことで、ISMS全体が形だけで終わらず、実際のセキュリティ向上につながります。

ポイント: 部門を超えたチームワークと経営層の理解があれば、運用負荷も軽減され、外部監査での指摘も最小限に抑えられます。
本記事の具体例や成功事例を参考に、ぜひ自社に合った役割分担を考えてみてください。効率的な体制構築がISMSの成果を最大化し、会社の信用度アップやリスク回避につながります。

必要に応じて専門家のアドバイスを受けながら、担当者＆事務局が一丸となって情報セキュリティを守り抜く仕組みを整えていきましょう。

この記事の監修者情報

金光壮太 (ISOコンサルタント)

大手商社にて営業を経験した後、ISOコンサルティングに従事。ISO9001、14001、27001を中心に、各業界の課題や特性に応じたシステム構築や運用支援を行い、企業の業務効率化や信頼性向上に貢献。製造業や建設業など、多岐にわたる業界での豊富な経験を活かし、お客様のニーズに応じた柔軟なソリューションの提案を得意としている。

【実務例つき】ISMS 担当者＆事務局の役割：効率的な運用体制を築くコツ

1. はじめに

1.1. 記事の目的と想定読者

1.2. ISMS導入で担当者・事務局が果たす重要性

2. ISMS（ISO/IEC 27001）とは？ 基礎のおさらい

2.1. ISMSの目的と概要：リスク管理の基本