ISO担当者の引き継ぎは何を渡す？年間業務・文書・審査対応の整理方法
更新日：10 時間前
ISO担当者が急に退職し、残されたフォルダーを開いても、何を続ければよいのか分からない。次の審査が近ければ、後任の方は書類を読むだけでも焦ってしまいます。
引き継ぎで渡したいのは、年間の仕事、現在使っている文書と記録、前回審査から残っている対応、社内外の相談先です。前任者から説明を受けられない場合も、手元の資料を調べるところから進められます。ISOトラストが実際に支援した経験を交え、確認する順序を紹介します。
▼目次
1. ISO担当者の引き継ぎで、最初に確かめること
最初からマニュアルを一冊ずつ読み込むより、まず取得している規格と認証範囲、次回審査の予定、直近で期限を迎える仕事を確かめましょう。登録証、審査機関からの案内、前回の審査報告書が手がかりになります。
審査が近い場合は、日程が確定しているか、審査機関から提出を求められているものがあるかも確認します。前回の指摘への対応が残っていれば、何を終え、何が未完了なのかを関係部署と合わせます。
担当者が変わった旨を審査機関へ連絡し、必要な変更手続きと今後の連絡先を確認してください。前任者宛ての案内を誰も受け取れない状態のままにしないことも、実務上の大切な引き継ぎです。
2. 急な退職で詳しい人がいなくなったお客様への支援
ISOトラストには、以前の担当者一人にISO業務を任せていたものの、その方が急に退職し、社内に詳しい人がいなくなったというご相談が寄せられています。次回の審査が近づいたことをきっかけに、ご依頼いただいたお客様もいらっしゃいます。
こうした引き継ぎの支援は、製造業、建設業、IT関係などで経験してきました。対象規格も、お客様ごとにISO9001、ISO14001、ISO27001（ISMS）と異なります。ここでは、複数のお客様の支援で行ってきた進め方を紹介します。
まず、今ある書類をあるだけ共有していただく
新しい担当者の方に、社内に残っているISO関係の資料を共有していただきます。最初から整った引き継ぎ資料を用意していただくわけではありません。コンサルタントが既存の書類を調べ、これまで何を実施し、どのように運用していたのかを確認するところから始めます。
従来の方法を調べたうえで、今後の希望を聞く
過去の運用が分かったら、そのまま後任者へ渡して終わりにはしません。できるだけ実務の負担を減らしたいのか、社内でも運用を詳しく把握できる形にしたいのか。お客様のご要望を聞き、それぞれの会社に合う今後の進め方を相談します。必要な取り組みを省くのではなく、資料の扱い方や作業の分担を見直すためです。
3. 年間業務・文書・審査対応を一緒に渡す
資料の保存先だけでは、いつ何に使うのかまでは伝わりません。引き継ぐときは、仕事と資料を結び付けて整理すると、後任者が動き出しやすくなります。次の項目は、引き継ぎ用にまとめる内容の提案です。規格で決まった一律の様式ではありません。
年間の仕事と、次に行う作業
内部監査、マネジメントレビュー、教育、目標の確認など、自社で予定している活動について、実施時期・担当部署・使う資料を並べます。前回いつ行い、次回は誰が準備を始めるのかも添えてください。規格ごとの取り組みと自社の運用に合わせて整理し、他社の年間予定をそのまま写す必要はありません。
最新版の文書と、実施したことを示す記録
現在使うマニュアルや手順書、様式と、記入済みの記録を区別します。資料名だけでなく、共有フォルダーの場所や紙ファイルの保管場所、管理している部署を記載すると探せます。似た名前のファイルが複数あるときは、どれを使うかを管理担当へ確かめておきましょう。
審査の履歴と、まだ終わっていない対応
前回の審査報告書、指摘への対応記録、審査機関との連絡を引き継ぎます。「対応中」だけで終えず、済んだ作業、次にする作業、担当者、期限を分けてください。未提出の資料や社内で回答を待っている事項も、ここに含めると漏れを見つけやすくなります。
質問先と、資料へアクセスする方法
部門責任者、社内システムの管理担当、審査機関、支援会社の窓口をまとめます。後任者自身のアカウントで必要な資料を開けるかも確認しましょう。引き継ぎメモに前任者のパスワードを書いて共有する方法ではなく、会社の手続きに沿って必要な権限を用意します。
4. 前任者に聞けないときは、分かることと不明点を分ける
前任者がすでに退職している場合は、残された記録と現在の仕事を照らし合わせます。たとえば内部監査の報告書があれば、対象部署、確認した内容、その後の対応をたどれます。記録を使っている部署へ聞くと、書類だけでは分からなかった運用が見えることもあります。
このとき、不明な点を推測で埋めないでください。記録が見つからないことと、活動を実施していないことは同じではありません。まず保管先や関係者を確認し、それでも実施状況が分からないものは、不明点として上司と共有します。過去に行った証拠のない活動を、実施済みの記録に作り替えることはできません。
引き継ぎメモには「確認した資料」「分かったこと」「まだ分からないこと」「次の確認先」を残す方法があります。きれいな完成版を待つより、不明点が見える状態で相談したほうが、必要な調査や準備に進めます。
引き継ぎメモの書き方の例
「前回の内部監査報告書は確認済み。指摘への対応結果が保存されているかは未確認。次に部門責任者へ確認する」といった書き方です。これは記入方法を示す説明例で、特定のお客様の実際の記録ではありません。
5. 代行する実務と、会社側で担う判断を整理する
後任者がISOに詳しくなくても、すべての実務を一人で覚えてから引き受ける必要はありません。社内で行う仕事と外部に依頼する仕事を分け、誰が何を確認するかを決めていく方法があります。
ISOトラストでは、お客様の希望に合わせ、書類の更新や内部監査、マネジメントレビューに関わる実務まで、広い範囲で代行して支援した経験があります。内部監査では、担当者の力量に加え、監査の客観性・公平性を保てる役割分担も確認する必要があります。
マネジメントレビューは、経営者の評価を聞いて記録へ落とし込む
実際の支援では、ISOトラストが資料を整理し、会議の準備や進行、記録作成を行います。経営者による評価や方針決定についても、コンサルタントがヒアリングして記録へ反映します。コンサルタントが経営者に代わって方針を決めるという意味ではなく、会社の評価や判断を確認し、運用に必要な形へまとめる支援です。
審査後も、継続して運用を支える
担当者の退職をきっかけに支援を始め、審査を無事に終えた後も、継続してご契約いただいているお客様がいらっしゃいます。審査前の作業だけでなく、その後も会社の要望に合う方法で運用を続けることが、引き継ぎ支援の先にある仕事です。支援範囲は、お客様の状況とご契約内容に応じて確認します。
6. 引き継ぎの区切りは、次の仕事を進められる状態
説明を受けた時間や、渡したファイルの数だけでは、引き継ぎが終わったかを判断しにくいものです。後任者が次の仕事の予定を確かめ、使う資料を開き、関係部署へ確認できるかを試してみてください。
前任者が在籍しているなら、次の資料回収や会議の準備を後任者が進め、途中で迷った部分をメモへ追加できます。不在の場合も、上司や部門責任者、支援会社と一緒に確認できます。予定と資料の場所を主担当以外の人にも共有しておくと、次の交代にも備えられます。
資料が整理できていなくても、ご相談いただけます
ISOトラストへ引き継ぎの支援を相談される際は、取得規格、分かる範囲の次回審査予定、前任者から説明を受けられるか、今困っている作業をお知らせください。書類が整っていない場合も、その状況を伺いながら進め方を相談します。後任者が一人で抱え込む前に、既存資料の調査と今後の実務の分担から一緒に整理できます。
著者情報
金光壮太 (ISOコンサルタント)
大手商社にて営業を経験した後、ISOコンサルティングに従事。ISO9001、14001、27001を中心に、各業界の課題や特性に応じたシステム構築や運用支援を行い、企業の業務効率化や信頼性向上に貢献。製造業や建設業など、多岐にわたる業界での豊富な経験を活かし、お客様のニーズに応じた柔軟なソリューションの提案を得意としている。
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